Распорядительная документация это – Распорядительные документы

Содержание

указание, решение, постановление, распоряжение, приказ, примеры, образец

Деятельность любого управления либо организации связана с созданием распорядительных документов, в которых фиксируется вся их деятельность. Понятие «документ» выражает доказательство и выступает носителем информации, имеющей юридическую силу. В зависимости от характера информации документ имеет своё значение и подразделяется на несколько видов.

Организационные — устанавливают структуру, основные принципы и режим работы, определяют принципы создания и ликвидации компании, определяют состав и стиль руководства компанией. Распорядительные — устанавливают порядок взаимодействия между управляющим и сотрудниками и направлены на выполнение конкретных задач.

Справочно-информационные документы доводят до сведения руководителей необходимую аналитическую информацию, выступающую основанием подготовки приказа либо другого организационно-распорядительного документа.

Какие существуют группы

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,
но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,
как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Главная функция распорядительных документов нацелена на внесение порядка в управленческий процесс, отражает его вертикальную направленность при выполнении задач.

Значительная часть распорядительных документов имеет юридический характер, содержащит властные указания правительственных органов, обращенные к нижестоящим предприятиям, подразделениям, руководителям. К ним относят правовые акты (например, указы, подписанные Президентом РФ, постановления Правительства РФ, распоряжения местной администрации).

Основную группу таких документов составляют:

приказы;
распоряжения;
решения;
постановления;
указание;
протоколы. Это особый вид документа, который может быть как носителем справочной информации, так и содержать в себе постановляющую часть текста.

Издаются распорядительные документы как совместно, т.е. коллегиально, так и единолично. В случае единоличного подписания документов руководителем, повышается оперативность выполнения задач, и вся ответственность за принятое решение ложится на его плечи. Распорядительные документы бывают как внешними, т.е. поступают для исполнения из администрации, так и внутренними, т.е. выпускаются на данном предприятии.

Когда и кем издается приказ

Главный правовым актом в системе распорядительных документов является приказ. Он имеет правовую основу, является официальным актом и создается для оперативного решения задач в области основной деятельности.

Право подписи предоставлено руководителю предприятия, либо сотруднику, уполномоченному им по доверенности. Утверждаются этим видом документа методики, планы, положения, графики компании и прочее. Приказы имеют свою разновидность и в зависимости от срока их хранения издаются по личному составу и кадрам, основной деятельности.

Служба делопроизводства отвечает за оформление документов по основной и административно-хозяйственной деятельности (например, приказ о проведении инвентаризации, об утверждении бизнес-модели, положений и штатных расписаний, о назначении и т.д).

Служба персонала занимается подготовкой проектов трудовых приказов (например, о предоставлении различного вида отпусков, командировок, различных видов доплат и прочее). Но главным условием является компетентность сотрудников, подготавливающих и выпускающих правовой акт.

Сам приказ может быть простым и затрагивать конкретный вопрос, а может и содержать наиболее сложную структуру текста, затрагивающую решение многих задач.
Проект документа состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. Преамбула начинается словами «С целью», «В связи», отражая причину создания документа, и заканчивается словом «приказываю». В распорядительной части текст излагается в повелительной форме и направлен на выполнение основных вопросов функционирования организации.

Внимание: ввиду огромного разнообразия распорядительных документов многие организации при регистрации приказов применяют систему индексации, заметно упрощающую поиск.

Определенная буква или набор букв, соответствующая характеристике приказа ставится после присвоения номера через дефис. Например, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам — это кадровый документ, в соответствии с которым бухгалтерия производит расчет пособия по декрету, будет иметь номер 25-к.

Когда и кем издается распоряжение

Распоряжение вид правового акта, издание которого направлено на исполнение более оперативных вопросов, затрагивающий небольшой круг исполнителей. Распоряжение подлежит обновлению ежегодно.

Распоряжение может подписывать как сам руководитель, так и начальники подразделений, исходя из конкретики поставленной задачи. Такого рода документы издаются например, для определения круга ответственных, применения порядка индексации документов и прочее.

Принцип оформления распоряжения такой же как и принцип оформления приказа. Существует лишь одно отличие — «приказываю» заменяют на слово «обязываю».

Когда и кем готовится указание

Указание — правовой акт, который издается только руководителем для решения заданий внутри управления либо организации.

Несколько десятков лет назад указание широко применялось в правительственных учреждениях, но благодаря проведению административной реформы, которая наделила правом вышестоящих руководителей издавать приказы, указание, как вид документа, стало вытесняться из всего потока документации.

Указания оформляется также, как и распоряжение, только слово «обязываю» может заменяться на слово «предлагаю», указывает на возможность выполнения исполнителем поручений, не входящим в круг его задач.

Решение — как документ

Правовой акт, рассматриваемый и принимаемый коллективным органом для выполнения наиболее важных поручений в компании либо органа власти называется решением.

По своему оформлению решение схоже с оформлением приказа, только в конце преамбулы приводится название коллектива, а затем слово «решил» (например, совет депутатов решил).

Данный вид правового акта является юридическим документом только после его подписания председателем совещательного органа и секретарем, визируется участниками заседания в отдельном листе согласования, который прикладывается к решению, регистрируется и доводится до исполнителей.

К сожалению, этот вид документа на практике используется всё реже.

Особенности оформления

Для придания распорядительному документу официально-делового стиля нужно соблюдать некоторые принципы. Документ должен излагаться кратко с четкими формулировками и с соблюдением последовательности. Нормативной базой для составления организационно-распорядительной документации служит государственный стандарт. В нем прописаны основные требования и принципы составления документов.

В любой организации в целях избежания различных недоразумений, необходимо создать свой локальный документ, в котором нужно подробно описать весь делопроизводственный процесс предприятия. Привести примеры, закрепить в локальном акте образцы оформления распорядительных документов.

Совет: чтобы не запутаться в сложном документообороте, утверждайте только те виды документации, наличие которых действительно необходимо.

Все распорядительные документы создаются на утверждённом в организации бланке, согласно ГОСТу, который содержит все необходимые реквизиты. Наличие реквизитов подтверждает легитимность документа, т.е. правомерность. Документ обязательно должен пройти процедуру согласования всеми заинтересованными лицами, в том числе руководителем юридической службы, только после этого его подписывает руководитель и передает в службу делопроизводства для регистрации.

Документы, принимаемые коллегиально, выносятся на рассмотрение и обсуждаются совместно на совещаниях в случае принятия положительного решения, подписываются в установленном порядке. В случае разногласий, документ дорабатывается и подписывается на следующих совещаниях.

Обязательным условием является доведение документа до исполнителя и ознакомление с ним под подпись. Этот процесс осуществляется в течение 3 дней с момента подписания либо утверждения документа в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, хотелось бы отметить, что документ, это не просто бумажка, которая нужна для отвода глаз. А все — таки это носитель важной информации, который в дальнейшем поможет избежать множества неприятностей, а от его правильного оформления зависит плодотворное развитие предприятия.

Как правильно составить распорядительный документ, смотрите в следующем видео:

sovetnik.guru

описание, виды, требования и особенности :: BusinessMan.ru

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

Указания, приказы, инструкции. Их могут издавать административные работники предприятий.
Решения. Эти акты принимаются в кооперативных компаниях.
Распоряжения и постановления. Эти документы издаются в общественных организациях.

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

Исполнить изданные нормативные, законодательные или иные акты вышестоящих структур либо решения самого предприятия, утвержденные ранее.
Осуществить собственную управленческую функцию, обусловленную задачами и целями компании.

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

Изучение вопроса и разработка проекта.
Согласование.
Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: «Постановляет». В распоряжении – «Предлагаю», а в приказе, соответственно, — «Приказываю». Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

businessman.ru

Организационно-распорядительная документация понятие и виды

СОДЕРЖАНИЕ

стр.

Введение……………………………………………………………………………….…3

1 Организационно-распорядительная документация………………………….…… 4

1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы…………….…….. 4

1.2 Состав реквизитов документов………………………………………………….…5

2. Основные документы управления (ОРД) и их составление……………………….6

2.1 Организационные документы…………………………………………………..….6

2.2 Распорядительные документы………………………………………………..……8

2.2.1 Стадии подготовки распорядительного документа……………………………10

Заключение……………………………………………………………………………..13

Список использованных источников…………………………………………………14

Приложения…………………………………………………………………………….15

ВВЕДЕНИЕ

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени.

Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

В данной работе рассмотрены документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление.

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.К ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания. Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

1.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы

Существуют единые треб

mirznanii.com

Электронный учебный курс: ДОУ

Тема 5. Системы документации.

Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов

Вопросы для изучения:

1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий — это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав — это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Место составления или издания документа;
Гриф утверждения документа;
Текст устава;
Подпись лица, утверждающего документ.

Положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа;
Дата;
Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

общие положения.
основные задачи.
функции.
права.
организация работы.

Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
заголовок к тексту;
гриф утверждения;
текст;
подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
визы;
подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Схема подготовки распорядительных документов:

всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
согласование текста и его подписание;
обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ — приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

герб РФ или субъекта;
наименование организации, издавший документ;
наименование вида документа;
место составления;
дата документа, регистрационный номер;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:

порядок деятельности предприятия;
решения и поручения по организации работы;
организационные мероприятия;
итоги работы;
результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;
Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель — срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Система информационно-справочной документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт — информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная — слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление
основная часть
выводы
рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

Адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;
проверять правильность записи обратной связью;
текст — не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

Просмотреть или сохранить презентацию по теме лекции в формате MS PowerPoint

eokd.tolgas.ru

Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
— Создание организации, предприятия;
— Реорганизация организации, предприятия;
— Ликвидация организации, предприятия;
— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
— Распорядительная деятельность организации, предприятия;
— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.
2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Функции

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.
Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.
В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
краткость и компактность изложения официального документа;
точность и определенность формулировок;
однозначность и единообразие терминов;
последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.
Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г. Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности
Приказы пожарной безопасности
1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;
2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;
3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;
4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;
5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;
6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;
7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;
8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;
9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».
Журналы пожарной безопасности
10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;
11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;
12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;
13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;
14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;
15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».
Инструкции пожарной безопасности
16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;
17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;
18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;
19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;
20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;
21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;
22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;
23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;
24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;
25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;
26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».
Разное
27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;
28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;
29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;
30. Тестовые задания по ПТМ;
31. План противопожарных мероприятий на год;
32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 16.03.2009 года № 228, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).[1]
Организационные меры осуществляются на предприятии независимо от того, подавалось уведомление в Роскомнадзор или нет, осуществляется обработка ПДн с использованием средств автоматизации или без их использования.
Перечень мероприятий и необходимых документов может меняться в зависимости от специфики обработки персональных данных, орг.структуры и других особенностей каждого отдельно взятого предприятия.

delo-up.ru

Организационно-распорядительная документация, Особенности распорядительной документации, Приказы

План изложения

31. Особенности распорядительной документации

32. Приказы

33. Распоряжение

34 постановления

35. Решение

36 Указания и решения

31 Особенности распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности предприятия, его организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, органы управления предприятия наделяются правом издания распорных ядчих документе.

Распорядительные документы — это документы с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в определенной учреждении, организации или на предприятии

Основная функция распорядительных документов — регулятивная; целевое назначение — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать ю аксимальний эффект от деятельности предприятийа.

Решение, зафиксированы в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечь ния организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсам.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящей организации в подведомственной, от руководителя организации к руководителю тока уктурного подразделения и работников данной организации и т.д.. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертиі.

В юридическом плане значительная часть распорядительных документов относится к нормативно-правовых актов. В них содержатся конкретные, юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких пре исив проявляется в том, что их адресатом выступают конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, которые влекут возникновение конкретных административных тивно-правовых относиин.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются:

o приказы;

o распоряжения;

o постановления;

o решения;

o указания и постановления

Условно их можно разделить на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений

На основе коллегиальности действуют:. Правительство Украины, органы местного самоуправления, высшие органы власти, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления предприятий (собрание акционеров в. Совет директоров, совет учредителей и др.). В условиях коллегиальности решений выдаются постановления и решенияня.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную отв повидальнисть руководителя за принятые решения. На основании единоличного принятия решений действуют министерства (министр), государственные администрации (главы администраций), директора, председателя правления. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряженияя. *

32 Приказы

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководитель для решения основных и оперативных задач, поставленных перед данным предприятием, учреждением, органом власти

Часто приказы издают на основании и во исполнение действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов

Приказы также выдаются по вопросам создания, организации, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения, утверждения (введения в действие) или изменения положений ь, правил, инструкций, планов, структур.

По назначению приказы делятся на два вида:

o приказы по вопросам основной деятельности (общим вопросам), которые, в свою очередь, подразделяются на:

инициативные для оперативного влияния на процессы

возникающие внутри предприятия;

приказы на выполнение распоряжений вышестоящих органов

o приказы по личному составу

Приказ документируется на бланках формата. А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:

o название предприятия;

o название вида документа;

o дата, индекс, место составления или издания;

o заголовок к тексту;

o текст;

o подпись;

o визы;

o оттиск печати

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой подаются факты и мнения, которые являются основой для издания приказа; во второй перечисляются приписаны действия. Если приказ издается на основе п письменного указания вышестоящей организации (постановление, приказ), то в констатирующей части приказа указываются название вида документа, его номер, дата и заголовкамиок.

Распорядительная часть приказа начинается словом. ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами от нулевого положения табулятора. При необходимости текст разделяют на пункты, которые номерують арабс скими цифрами.

В последнем пункте распорядительной части указывают лиц, которым поручен контроль за выполнением приказа

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые этим приказом отменяются, изменяются или дополняются

Приказ соглашается с заместителем руководителя организации, с руководителями структурных подразделений, которых касаются пункты приказа, с юристом организации. Для этого ниже подписи руководителя рас ташовуються их визы может осуществляться и внешнее согласование с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациямми.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указано в тексте. Приказ действует до тех пор, пока он не будет отменен или пока не истечет срок его действия, определенный в самом тексте. Отменить приказы может только уполномоченное лицо или инстанцийія.

С приказом должны быть ознакомлены все названные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке

Приказы имеют отдельную самостоятельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года

uchebnikirus.com